Kun matelijat tanssivat neukkarin pöydällä — apua alkavaan palaveriahdistukseen

— Severi Hämäri

Pöydän toisella puolella istuu sappi. Tämän vieressä niskajäykkyys sekä tykyttävä päänsärky silmän takana. Naama hapanlukemilla juodaan kitkerää sumppia ja syödään viime yönä vanhentunutta alennusnisua. Tässäkö tämä on? Ei, sillä nyt diskopallo laskeutuu katosta, liskot kapuavat pöydälle ja Etelä-Afrikkalainen räpduo Die Antwoord aloittaa laulamisen.

Miten tähän on päädytty? Ja ennen kaikkea, voisiko tämän välttää? Lähdetään purkamaan jumia hermo kerrallaan. Tämä kirjoitus käsittelee sitä, mitä neuvotteleminen on retoriikan näkökulmasta. Aloitan kertomalla omista kokemuksistani kokousääliönä. Siitä siirryn paljastamaan yleisiä psykologisia periaatteita päätöksenteosta ja sen ongelmista. Tämän jälkeen 7 asiaa muistettavaksi palaverin ajaksi, jälkeen ja sitä ennen. Mainitsen myös japanilaisen miekkamestarin, Martti Ahtisaaren, Studio Julmahuvin sekä sen parempimaineisen Clintonin matkan varrella.

Tämä artikkeli perustuu puheeseen, jonka pidin 28.1. 2016 Aktiivi-instituutin kutsuttuna puhujana Tammikuun tapaamisessa, eli työmarkkina- ja työsuojelukonsulttien vuosiseminaarissa ja uusien konsulttien valmistujaisissa.


 

Neuvottelupöytä kummitustalossa


Omakohtaisia kokemuksia minulla on hyvistä neuvotteluista ja palavereista, joissa aidosti hauskan rupattelun ohessa ollaan saatu tiukkoja päätöksiä aikaiseksi. Mutta on kokemuksia myös pahoista kokouksista, joihin on tultu murjottamaan minä edellä. Sekä saman neuvonpidon toistamisesta viikosta toiseen kuukausien ajan — kunnes toinen osapuoli antoi periksi, ja lopullinen päätös ei tyydyttänyt ketään. Sekä keskinäisestä kyräilystä — noin yleisellä tasolla.

Näissä huonoissa palavereissa paistattelivat päivää mm. harhakuvitelmat toisesta osapuolesta; välinpitämättömyys käytetystä kielestä; keskinäinen syyttely; tietämättömyys siitä, mitä ollaan hakemassa; kuvitelmat vaihtoehdottomuudesta; epäreiluuden ja epävarmuuden hyytävä kaksoispeli syömässä itseluottamusta ja hallinnantunnetta; sekä täysi molemminpuolinen epäluottamus siihen, että mistään päätöksistä pidetään kiinni.

Kokemuksen mukaan nämä kummituslinnaan jumittuneet neuvottelut ovat päättyneet hyvin vain, jos toinen osapuoli on kyennyt nousemaan itsensä yläpuolelle. Kuuntelemaan empaattisesti toisen huolia ja kysymään rohkeasti, että onko näissä neuvotteluissa mitään järkeä. Vain hakemalla ymmärrystä tilanteeseen se on parantunut. Muutoin lopputuloksena saapui perille elinikäinen välttely sekä kyttäily. Hävettää. Monen vanhan ystävän kanssa en enää uskalla puhua — kiitos typerien neuvotteluiden.

Severi_puhujana_1_modattu

Severi Hämäri Aktiivi-instituutin seminaarissa 28.1. 2016. Kuva: Miikka Kettunen.


Kaikki selkärankaiset, liskoista ihmiseen, vaikuttavat taipuvan kahteen hermostolliseen tilaan: toisessa syödään ja lisäännytään — toisessa paetaan tai hyökätään. On sanomattakin selvää, että kummassa perus asetuksessa kannattaa hoitaa palaverit.



Päättömänä neuvotteluun


Psykologien Amos Tverskyn ja Daniel Kahnemanin mukaan ihmisen päätöksentekoelimet ovat kovin vinoutuneet. Ne toimivat tehokkaasti käyttäen yksinkertaistavaa peukalosääntöjen eli heuristiikkojen kokoelmaa. Tämä tehokkuus vie vaihtokaupassa osumatarkkuutta. Toisinaan jopa varsin noloissa paikoissa. (Kaikkien retoriikasta ja päätöksenteosta kiinnostuneiden kannattaa perehtyä Kahnemanin teokseen Ajattelu nopeasti ja hitaasti,  joka on aikamme suuria klassikoita. Sieltä voit lukea kattavasti sekä ajattelun tehokkaista heuristiikoista että niistä seuraavista ajattelun virheistä.)


Ihmiset eivät ole kykeneviä näkemään asioita sellaisena kuin ne ovat, vaan takertuvat kuvitelmiin voitoista ja tappioista. (Tversky ja Kahneman osoittivat samalla yhden retoriikan perustotuuden tieteellisesti paikkansapitäväksi: se, miten jokin ongelma kuvaillaa eli kehystetään, vaikuttaa siitä tehtyyn päätökseen.) Varsinkin tappion tunne kirveltää katkerasti. Juuri ajatus tappiosta ajaa monet neuvottelut ennenaikaiseen hautaan. Ihmislajin kehittymisen ja selviämisen kannalta varmasti on ollut tärkeää pysyä useammin voitolla kuin tappiolta. Happamat marjat opettavat sen ketulle paremmin kuin mikään muu.

Tversky, Kahneman ja kumppanit onnistuivat selvittämään, että lähes kaikki ihmiset ovat valmiita ottamaan mieluummin riskin kuin vastaavan varman tappion — ja vastavuoroisesti mieluummin varman voiton kuin vastaavan riskin. Tämän seurauksesta henkilö, jolle tarjottu sopimus näyttää häviöltä, on valmis jatkamaan epätoivoista neuvottelua sen toivossa, että saisi paremman venyttämällä pidemmälle yöhön. Taas toisaalta, jos sopimus näyttää voitolta toiselle osapuolelle, tämä yrittää epätoivon vimmalla runnoa neuvottelua loppumaan välittömästi ja nimiä sopimuksen alle. Tämä epäsuhta neuvottelun osapuolien välillä johtaa usein katkeraan vääntöön. Toinen puoli ei halua edes jatkaa ja toinen ei suostu sopimaan.

Monia muitakin vinoumia ajattelussa tulee vastaan, jotka tuottavat neuvotteluihin solmuja. (Kaikkia en tässä pysty edes luettelemaan.) Ennen kaikkea yli-itsevarmuus puolin jos toisin on syytä muistaa. Olemme taipuvaisia uskomaan omiin tarinoihimme ja arvioihimme voimakkaammin kuin meidän pitäisi. Siksi usein yliarvioimme mahdollisuuksiamme voittaa neuvottelutilanteet ja aliarvioimme niiden keston. Kannattaakin usein pyytää ulkopuolisen asiantuntijan arvio neuvottelujen sekä tarjottujen ehdotusten järkevyydestä, jos ei ole kokenut neuvottelija. Vanha ameriikanviisaus sanookin: vain typerys edustaa itseään.

Vaikka näemme okaan kanssaneuvottelijamme musculus gluteus maximuksessa, emme kykene näkemään kurkihirttä omassamme. Siksi varmista, että et ole idiootti kun istut pöytään.



Kenen peliä pelaat?

Lyö lukkoon oma peli — ja kiinni pidä hampain ja puukoin — jos haluat tuhota mahdollisuutesi. Tuliko ajateltua toisen puolen peliä? Olet nyt sitonut omat käsityksesi voitoista ja tappioista sekä strategiasta ilman, että olet miettinyt, mitä toinen osapuoli haluaa.

Neuvottelu muistuttaakin itse asiassa monin tavoin kaksintaistelua, ainakin metaforan tasolla. Historian ehkä suurimman miekkasankarin, Miyamoto Musashin  (1584-1645) kerrotaan sanoneen, että todellinen taistelu tapahtuu ennen varsinaista ottelua. Kaikki taito on valmistautumisessa, ympäristön havainnoinnissa ja itsekontrollissa. (Hyviä, käytännönläheisiä keinoja hallinnantunteen ylläpitoon voi lukea Markus Neuvosen kirjasta Päätä viisaasti)

Aloita neuvottelujen suunnittelu miettimällä toisen osapuolen tavoitteita: Mitä nämä neuvottelut merkitsevät hänelle? Mikä olisi hänelle voitto, mikä tappio? Mitä hän odottaa sinun haluavan? Onko hänellä oma arvontunto pelissä? Saattaisiko hän menettää kasvonsa omiensa edessä, jos hän näyttäisi antavan periksi? Entä onko teillä yhteisiä tavoitteita? Voitaisiinko joistain näistä lähteä liikkeelle?

Miyamoto_Musashi_Self-Portrait

Miyamoto Musashi (1584-1645): Omakuva. Musashin mukaan maalaaminen  kuuluu taistelijan välttämättömiin taitoihin — sillä se opettaa näkemään sekä kokonaisuuden että yksityiskohdat ja samalla keskittymään olennaiseen.

Orientoidu tilanteeseen perehtymällä kokonaiskuvaan ja sen yksityiskohtiin. Roger Fischer ja Daniel Shapiro kirjoittavat mainiossa kirjassaan Beyond Reason — Using emotions as you negotiate seitsemän kohdan muistilistan, joka kiteyttää kirjan opetuksen. Nämä ovat: neuvottelijoiden välinen suhde, kommunikaatio, intressit, vaihtoehdot, reiluus, paras-vaihtoehto-neuvotellulle-sopimukselle ja molemminpuolinen sitoumus. Käyn läpi seuraavaksi nämä ennen loppuhuipennusta.




Suhde

Mikä kuva neuvottelijoilla on toisistaan: minkälainen suhde heillä on? Yksi maailmanhistorian surkeimpia neuvotteluita oli Versailles:n rauha 1919. USA:n presidentin avustajana toiminut Walter Lippmann kauhistui siitä, miten kaikki muut osapuolet suhtautui sodan hävinneen osapuolen neuvottelijoihin. Sen sijaan, että nämä olisi nähty itsenään, heidät nähtiin stereotyyppisuotimen läpi. (Anu Kantola kirjoitti muutama päivä sitten erittäin hyvän kolumnin tästä aiheesta Helsingin Sanomiin: Mitä yhteistä on mamuilla, marsuilla ja persuilla?)

William_Orpen_-_The_Signing_of_Peace_in_the_Hall_of_Mirrors,_Versailles

Verselles:n rauhan allekirjoitus peilisalissa, William Orpen, 1919.

 

Väärinkäsitykset ja kummalliset odotukset toisen neuvottelijan käytöksestä ovat omiaan tuhoamaan sarastavan toivon. Eli on turha kuvitella, että vastapuolella on joku käsinukke, jonka käytös on ennakoitavissa. Tai jos kuvittelet niin, olet itse kuin hahmo Studio Julmahuvin parodiasta.

Suhdetta voi kuitenkin työstää. Kissa nostaa pöydälle ja keskustella siitä, miltä se näyttää. Usein myös kannattaa myöntää itselleen, että se miltä jokin näyttää ei aina ole se, miten se on.

Mieti siis, mitä toinen osapuoli ajattelee sinusta. Onko hänellä jotain luuloja, joita olisi korjattava? Entä mitä tiedät ja luulet toisesta osapuolesta? Kuinka varma käsityksesi toisesta osapuolesta on? Jos olet satavarma, niin kannattaa antaa hälytyskellojen soida. Tiedätkö oikeasti vai oletko kehittänyt oivallisen tarinan, jonka olet antanut ottaa vallan?




Kommunikaatio

Millä tavoin puhutte toisillenne? Onko jompikumpi ottanut ns. ylästatuksen ja alkanut komentelemaan? Tällöin puhalla peli jäähylle. Komenteleva ja syyttävä, syyllistävä äänensävy nostaa pintaan merrallisen piruja. Joskus täytyy vain sanoa, että käytetty puhetapa ei toimi, ja sopia uudelleen säännöistä.

Voi kommunikaatio olla huonoa muutoinkin: jos vaikka vain toinen osapuoli puhuu ja toinen vain ilmaisee tyhjänpäiväisyyksiä. Tai jos puhe on harhaanjohtavaa, lupaukset epämääräisiä ja monimielisiä.

Kommunikaation korjaaminen lähtee kustakin puhujasta itsestään. Ole kohtelias ja rauhallinen. Käännä huomio tulevaan ja siihen, mitä neuvotteluilla tavoitellaan (”Nyt on turha etsiä syyllisiä, tärkeämpää on se, että löydämme ratkaisun…”).

Mikäli puheen sävy ei muutu näillä eväin rakentavaksi, yhteisymmärrykseen pyrkiväksi sekä luottamusta ilmaisevaksi, katkaise keskustelu. Sano, että palataan asiaan toisella kerralla (sovi saman tien uusi aika muutaman tunnin tai parin päivän päähän), kun tunteet ovat molemmin puolin hieman rauhoittuneet. (Markus Neuvonen on muuten kirjoittanut kommunikaatiotavasta kaksi artikkelia Mestaripuhuja-blogiin: Voittaminen: luuserin hommaa? ja Haluatko neuvoa jotakuta?)




Intressit

Neuvottelut kuolee kun jakun tai pikkutakin hihasta pilkottava ketunhäntä paljastuu. Tällöin menee luottamus, sillä ketunhäntäheikki tai -irma ei ole alunpitäen luottanut riittävästi kertoakseen omista tavoitteistaan. Hän on ollut tahallaan epäselvä ja kieroillut.

Avain reiluun neuvotteluun on avoimet intressit ja niiden kunnioittaminen. Tämä edellyttää myös omien tavoitteiden kunnioittamista: ole tietoinen ja ymmärrä mitä asioita olet ajamassa. Usein — voisin väittää — juuri oman intressin epäselvyys saa ihmisen epätoivon vimmalla yrittämään sumutusta (jopa itsensä selän takana).

Kaikkea ei kuitenkaan intresseistä tarvitse paljastaa. Jos jokin tavoite on tärkeämpi kuin toinen, sen kertomatta jättäminen on usein aivan sallittua. Kunhan säännöt ovat kaikille selvillä ja neuvottelun agenda yhteisesti sovittu. Mustat hevoset, jotka saapuvat sammutetuin lyhdyin kuolaimet vaahdon peitossa, kuuluvat historiaan.




Vaihtoehdot

Kokeile aloittaa yrityksellä löytää yhteinen maaperä. Minkä käsityksen tilanteesta ja sen ongelmista osapuolet jakavat? Entä minkälaisen käsityksen vaihtoehdoista? Mitä näistä seuraa? Miten nämä seuraukset muodostuvat hyödyiksi ja haitoiksi — eli voitoksi tai tappioksi — kullekin osapuolelle? Toisin sanoen, mitä päätöksenteko-ongelmaa ollaan ratkaisemassa kunkin osapuolen mielestä.

Kuten edellä sanoin puhuessani Kahnemanin ja Tverskyn tutkimuksista, se, miten ongelma kehystyy, eli miten se käsitetään ja kuvaillaan, vaikuttaa ratkaisevasti ihmisten tapaan ratkaista se.  Siksi pitää tietää, minkälaisesta ongelmasta on kunkin mielestä kyse.

Jos tästä ei päästä edes alustavaan yhteisymmärrykseen, molemmat osapuolet puhuvat auttamatta toistensa ohi. Vain ymmärtämällä miten toinen osapuoli näkee tilanteen voi tälle puhua siitä, miten jokin ratkaisu on tämän kannalta hyödyllinen tai haitallinen. Erityisen paha tilanne tulee, jos osapuolet näkevät vaihtoehdot ns. nollasummapelinä — eli jokainen voitto toiselle on tappio toiselle. Näin käy erityisesti silloin kun tunteet ovat kurkussa, ja kaikki myönnytykset tuntuvat suoraan oman naamataulun rapistumisena.

Parhaimmillaan molemmille osapuolille muodostuu yhteinen, jaettu tavoite — ja erimielisyys koskee vain sitä, miten se pitäisi saavuttaa. Tällöin voidaan yhdessä ratkoa jaettua ongelmaa. Hämmentävän usein tämä on saavutettavissa ihan vain laittamalla molempien osapuolien tavoitteet rinnakkain ja keskustelemalla siitä, minkälainen ratkaisu olisi mahdollisimman hyvä molempien kannalta.




Reiluus

Epäreiluuden tunne on yksi ihmisen perustunteista. Hyvin pieni lapsi oppii huutamaan: ei oo reiluu. Ja se vasta resonoi vanhemmissa. Hyytävän pistävä tunne. Silti emme tahdo sitä näyttää emmekä nähdä, kun istumme neuvottelupöytään. Miksi ihmeessä?

Puute varmuudesta sekä tulevaisuuden ennustamattomuus saa ihmiset erinäisten tutkimusten mukaan ripustautumaan reiluuden ehtoihin. Mielestäni tämä näkyy viimeisen vuoden poliittisessa keskustelussa, jossa vähän se sun tämä nostaa suuhunsa perustuslain sekä perusoikeudet. Toisaalta, kääntäen reiluuden ehdoista sopiminen näyttää helpottavan epävarmuuden aiheuttamaa psyykkistä taakkaa.

Onko siis käsitys reilusta neuvottelutavasta jaettu? Entä minkälainen olisi reilu lopputulos?




BATNA

Paras vaihtoehto neuvotellulle sopimukselle, eli BATNA (sanoista Best Alternative To Negotiated Agreement), on kuin suoraan miekkamestari Musashilta — joka sanoi: ”Älä tee mitään turhaa”. Entä jos taisteluun ei käytäisi? Mitä siitä seuraisi? Onko se ainoa vaihtoehto, vai onko toinen vaihtoehto siedettävä? Jos taisteluun ei tarvitse ryhtyä, älä siihen ryhdy.

Tämä pätee myös neuvotteluihin. Siitä huolimatta harva miettii, mitä jos neuvotteluihin ei käytäisi. Mitä sitten kävisi, jos sopimukseen ei päästä? Kuinka vaarallista se on? Jatka neuvotteluja vain, jos niiden jatkaminen ei ole aikasi hukkaamista — ja varsinkaan vastapuolen ajan hukkaamista.

BATNA:n miettimisellä on myös myönteinen vaikutus varmuuden- ja hallinnantunteisiin: On aina yksi vaihtoehto, joka on hallinnassasi. Se ei välttämättä ole parempi kuin paras mahdollinen neuvottelutulos, mutta se usein parempi kuin huono ja epätoivoinen neuvottelutilanne. Neuvotteluissa omaa BATNA:a ei tarvitse paljastaa, sillä se ei varsinaisesti ole osa neuvottelujen agendaa.




Sitoumus

Neuvotellessaan aselepoa lintujen ja possujen välille, Martti Ahtisaari kysyi (kuten hän on kysynyt varmasti myös puhuessaan ihan todellisten konfliktien osapuolille): ”Otatteko te tämän tosissanne? Jos ette ole tosissanne, voitte jatkaa riitelyä maailmanloppuun asti, ja minä aion jatkaa työtäni ihmisten kanssa, jotka oikeasti haluavat löytää ratkaisuja ongelmiinsa.”

Ahtisaaren pointti on tärkeä: jos neuvottelun osapuolet eivät aio sitoutua sopimukseen, neuvottelut ovat turhat. Onko selvää, että sopimus sitoo kaikkia osapuolia? Entä siinä tapauksessa, että sopimus ei ole kaikin puolin jonkin osapuolen mieleen?

Toisaalta, ovatko sitoumukset realistisia? Ketään ei voi nimittäin velvoittaa tekemään asioita, joita he eivät pysty tekemään. Tämä oli esimerkiksi Versailles:n rauhansopimuksen outous — se vaati niin järjettömiä Saksalta, että kun Saksa rikkoi rauhan ehtoja 30-luvulla, kukaan ei tajunnut edes murista: eihän niitä voinut odottaa minkään itsenäisen valtion noudattavan.

Rethondes_Wagon_21

Junaonnettomuus, joka tunnetaan Versailles:n rauhana, saavutti ironisen huipennuksen Compiègnen aselevon sopimisessa 1940. Natsit olivat vielä tuolloinkin niin ylikierroksilla kaikesta saksalaisten kokemasta vääryydestä, mitä 1918-1919 neuvotteluissa oli tapahtunut, että kaivoivat 1918 Compiègnen aselevon sopimiseen käytetyn vaunun naftaliinista ihan vain nöyryyttääkseen ranskalaisia diplomaatteja, poliitikkoja ja kenraaleita. 

 

Näistä syistä on erityisen tärkeää ilmaista mahdollisimman selkeästi, mihin kukin osapuoli sitoutuu. Vain silloin voidaan arvioida sopimuksen ja sen seurausten järkevyyttä.




Yhteenveto

Aloitin tämän kirjoituksen kuvailemalla omia kauhukokemuksia. Jos jotain niistä olen oppinut, toivottavasti se on olemaan riitelemättä turhaan. Avioliitoista sanotaan, että sekä kariutuvissa että lopun elämää yhdessä pysyvissä liitoissa riidellään yhtä tiuhaan. Ero on riitelyn tavassa: jälkimmäiset pyrkivät useammin löytämään yhteisen ratkaisun riitaan kun taas edelliset useammin vain sättivät toisiaan.

Tämän jälkeen kerroin jotain päätöksenteon vinoumista ja ajattelun outoudesta, jota 1900-luvun loppupuolen psykologian Batman ja Robin, eli Tversky ja Kahneman ovat selvittäneet. Näitä vinoumia emme pääse karkuun. Ja ne tekevät meistä usein yli-itsevarmoja neuvottelijoita. Toisinaan ne selittävät miksi jotkut neuvottelut vain jatkuvat ilman mitään järjen häivää: toinen puoli ei tohdi hävitä ja toinen ei tahdo voiton innolta ajatella asiaa kunnolla ja huolella.

Kerroin myös neuvottelutaidon tutkijoiden Fischerin ja Shapiron muistilistasta: Sitoumus, BATNA, reiluus, vaihtoehdot, tavoitteet, kommunikaatio ja suhde. Näissä on jo tuntuvasti sulateltavaa itse kullekin. Neuvotteluissa muista vähintään kaksi asiaa: omat ja toisen tunteet. Koeta säilyttää hallinnan tunne. Keskity niihin asioihin, joihin voit vaikuttaa ja mihin toinen osapuoli pystyy vaikuttamaan. Pyri pitämään hyvä keskusteluyhteys koko ajan.

Ja muista Musashin opetus: vastustajan miekkaa, silmiä, käsiä älä tuijota. Katso kokonaisuutta.




Lopuksi: Empatia ja oikeinymmärtäjät

Vihollisista vaarallisin on se myötätuntoisin, sillä tämä tietää mitä nappeja painaa. Ymmärrys toisen näkökulmasta ja sen taustoista usein on ainoa tie viedä neuvotteluja eteenpäin. Ja usein vain kunnioitus avaa mahdollisuuden vastavuoroiseen keskusteluun. Hillary Clinton summaa tämän erinomaisesti pitämässään puheessa Georgetownin yliopistolla: ”On tärkeää osoittaa kunnioitusta jopa vihollisille. Yrittää ymmärtää ja — niin pitkälle kuin se psykologisesti on vain mahdollista — tuntea myötätuntoa heidän näkökulmaansa kohtaan.”

Myötätunto on taito, jota ihminen voi harjoittaa: miettiä, miltä tilanne näyttää toisen näkökulmasta ja toivoa, että hän — ei välttämättä saa mitä haluaa — mutta saa sen minkä tarvitsee ollakseen tyytyväinen, terve ja jopa onnellinen.

 


 

Oletko kiinnostunut puhetaidosta? Kriittinen Korkeakoulu järjestää keväällä kaksi Puhetaidon intensiivikurssia, joissa opettajana toimii Puhujakoulun vastaava opettaja Severi Hämäri. Lue lisää.

Advertisements

Kommentoi, kerro, osallistu:

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s